| Der administrative Prozeß einer Existenzgründung |
| Blasius Lofi Dewanto Institut für Wirtschaftsinformatik Westfälische Wilhelms-Universität Münster Grevener Str. 91, 48159 Münster |
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| Blasius Lofi Dewanto Matrikelnr. 217545 https://members.tripod.com/~dewanto Der administrative
Prozeß einer Existenzgründung EMAIL: GROB@UNI-MUENSTER.DE http://www-wi.uni-muenster.de/aw/ 1 Einführung und Motivation 22 Formalitäten 32.1 Gewerberechtliche Aspekte 32.2 Anmeldeformalitäten 32.2.1 Gewerbeamt 32.2.2 Finanzamt 42.2.3 Arbeitsamt 52.2.4 Berufsgenossenschaft 52.2.5 Krankenkasse 52.2.6 Versorgungsunternehmen 62.2.7 Kammern 62.2.8 Gewerbe- und Bauaufsichtamt 72.2.9 Banken und Telefongesellschaften 72.3 Genehmigungen 72.3.1 Handwerk 72.3.2 Industrie 82.3.3 Einzelhandel und Großhandel 82.3.4 Gaststätten und Hotels 92.3.5 Bewachungs- und Versteigerungsgewerbe 92.3.6 Verkehrsgewerbe 92.3.7 Makler, Bauträger, Baubetreuer, Kredit und Versicherungsvermittler 102.3.8 Spielhallen 102.3.9 Reisegewerbe 112.4 Eintragung in das Handelsregister 112.4.1 Handelsregister 112.4.2 Vollkaufmann 122.4.3 Minderkaufmann 133 Schlußbemerkung 14Anhang 15Literaturverzeichnis 23 1 Einführung und MotivationDer administrative Prozeß einer Existenzgründung beinhaltet die Gesamtheit der relevanten Behörden und erforderlichen Formalitäten, die für eine betriebliche Neugründung notwendig sind. In diesem Prozeß muß der Existenzgründer mit den verschiedensten Ämtern und Institutionen zusammen arbeiten. Jede öffentliche und halböffentliche Stelle in der BRD hat eine spezifische Funktion und Anforderungen, die ein Existenzgründer beachten und erfüllen muß. Dieser Prozeß kann vom Existenzgründer zügig und erfolgreich durchgeführt werden, wenn die vorgeschriebenen formalen Schritte ordnungsgemäß befolgt werden. Die korrekte Durchführung der Gründungsformalitäten bedeutet allerdings keine Garantie für den späteren Erfolg eines Existenzgründers. Die Vernachlässigung der Gründungsformalitäten kann jedoch eine Verschlechterung des soeben gegründeten Betriebes darstellen. Ziel dieser Arbeit ist dem Existenzgründer einen Überblick über die erforderlichen Gründungsformalitäten zu verschaffen. 2 Formalitäten2.1 Gewerberechtliche AspekteGrundsätzlich besteht in der BRD "Gewerbefreiheit". Dies bedeutet, daß jede natürliche und juristische Person die Möglichkeit hat, ein Gewerbe nach freier Wahl auszuüben. Gewerbe, nach § 15 Abs. 2 EStG, ist eine selbständige nachhaltige Betätigung, die mit der Absicht Gewinn zu erzielen unternommen wird und sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt, wenn die Beteiligung weder als Ausübung von Land und Forstwirtschaft noch als Ausübung eines freien Berufes noch als eine andere selbständige Arbeit i.S.d. Einkommenstreuerrechts anzusehen ist. Die selbständige Arbeit ist in § 18 EStG definiert. Ausnahmen von dieser Regelung sind in der Gewerbeordnung oder in gewerberechtlichen Nebengesetzen geregelt. Bestimmte gewerbliche Aktivitäten dürfen erst nach Erfüllung bestimmter Voraussetzungen ausgeführt werden. Diese Voraussetzungen können Konzessionen, Genehmigungen oder Bewilligungen beinhalten. 2.2 Anmeldeformalitäten2.2.1 GewerbeamtJeder Existenzgründer muß seinen Gewerbebetrieb dem zuständigen Gewerbeamt mitteilen. Nach der Definition von Gewerbe müssen folgende Berufe nicht beim Gewerbeamt angemeldet werden:
Bei den oben genannten Berufe reicht eine kurze Benachrichtigung an das zuständige Finanzamt aus. Zu beachten ist, daß bei den freien Berufen eine Meldepflicht entsteht, wenn die Tätigkeit in der Rechtsform einer GmbH ausgeübt wird. Die Dokumente, die für eine Gewerbeanmeldung vorgelegt werden müssen, sind Personalausweis oder Paß und eventuell eine benötigte Konzession, Genehmigung oder Bewilligung für die ausgeübte Tätigkeit. Im Gewerbe-Anmeldungs-Formular müssen Angaben über den Gewerbe-Inhaber, den Betrieb und die Genehmigungen gemacht werden. Eine Durchschrift der Anmeldung erhält die Gewerbesteuerstelle des Steueramtes der Gemeinde. Von dieser Stelle erhält der Gewerbetreibende eine Gewerbesteuer-Hebenummer, unter welcher der künftige Schriftverkehr geführt wird. Die Gewerbeanmeldung ist gebührenpflichtig und kostet zwischen DM 10,- und DM 30,-. Nach der Gewerbeanmeldung benachrichtigt das Gewerbeamt u.U. die folgenden Ämter und Institutionen: das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft, das Statistische Landesamt, das Gewerbeaufsichtsamt, die Ausländerbehörde, die Handwerkskammer, die Industrie- und Handelskammer und das Handelsregistergericht. Oft ist es empfehlenswert, mit diesen Ämtern und Institutionen selbst in Kontakt zu treten, um auftauchenden Fragen direkt klären zu können und zu überprüfen, ob der Datenaustausch zwischen diesen Ämtern und Institutionen tatsächlich erfolgt ist. 2.2.2 FinanzamtUnabhängig davon, ob der Existenzgründer sich selbst beim Finanzamt anmeldet oder ob das Gewerbeamt das Finanzamt über die Gewerbeneugründung informiert, muß der Existenzgründer einen Fragebogen ausfüllen. Auf diesem Fragebogen muß der Existenzgründer Auskunft über seine persönliche Daten geben, sowie erste Angaben zu seinem Unternehmen machen. Hierbei muß beachtet werden, daß auf Basis dieser Angaben die Höhe der Einkommen- und Gewerbesteuer veranschlagt wird. Zu berücksichtigen ist weiterhin, daß ein Geschäftsergebnis des ersten Jahres selten positiv ist, da in der Anlaufsphase i.d.R. die Kosten im Verhältnis zu den erzielten Umsatzerlösen höher sind. Nachdem das Finanzamt den ausgefüllten Fragebogen erhalten hat, wird es dem Existenzgründer eine Steuernummer zugeteilt. Zu berücksichtigen ist hierbei, daß die Bearbeitungsgeschwindigkeit des Finanzamtes sehr unterschiedlich ausfallen kann. 2.2.3 ArbeitsamtDas Arbeitsamt teilt dem Existenzgründer eine Betriebsnummer mit, wenn Arbeitnehmer bei dem Betrieb beschäftigt werden. Die Betriebsnummer, die an den Betriebsinhaber gebunden ist, muß im Versicherungsnachweis des Arbeitnehmers eingetragen werden. Bei dem Arbeitsamt kann ein "Schlüssel-Verzeichnis" über die Art der versicherungspflichtigen Tätigkeiten angefordert werden, welche für die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft notwendig ist. 2.2.4 BerufsgenossenschaftDie Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, d.h. der Existenzgründer bzw. der Arbeitgeber muß den Unfallversicherungsbeitrag für die Arbeitnehmer an die Berufsgenossenschaft abführen. In einigen Berufsgenossenschaften sind Arbeitgeber ebenfalls pflichtversichert, in den anderen Fällen können sich Arbeitgeber freiwillig versichern lassen. Der Existenzgründer erhält i.d.R. von der Berufsgenossenschaft einen Fragebogen. Es müssen mehrere Angaben gemacht werden, aus denen sich die Einstufung des Gewerbes für die Berufsgenossenschaft ergibt. Die Kammern informieren über die Zuständigkeit der entsprechenden Berufsgenossenschaft. 2.2.5 KrankenkasseDie Krankenkasse teilt dem Existenzgründer eine Betriebsnummer mit, wenn Arbeitnehmer im Betrieb beschäftigt werden. Zuständig für diesen Bereich sind die Ersatzkassen, Allgemeine Ortskrankenkassen (AOK) oder Innungskrankenkassen (IKK). Der Existenzgründer bzw. der Arbeitgeber muß an die Krankenkasse folgende Beiträge abführen:
In diesem Zusammenhang ist zu beachten, daß der Existenzgründer sich für die Absicherung als Selbständiger bzw. Geschäftsführer informieren muß. 2.2.6 VersorgungsunternehmenJe nach Bedarf sollten Lieferverträge für Wasser, Strom, Gas, usw. abgeschlossen werden. Die zuständigen Versorgungsunternehmen sind in diesem Fall Stadtwerke, Elektrizitätswerke, usw. Das gleiche gilt für die Entsorgung, beispielsweise Abwasser und Müllbeseitigung. 2.2.7 KammernMit der Anmeldung eines Gewerbes wird der Existenzgründer gemäß des Industrie- und Handelskammer-Gesetzes bzw. der Handwerksordnung automatisch Mitglied der örtlichen Kammer. Die Industrie- und Handelskammern, sowie die Handwerkskammern sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und haben die Aufgabe, die Wirtschaft ihres Bezirks zu fördern und die Gesamtbelange aller Wirtschaftsbereiche/des Handwerks wahrzunehmen. Die Industrie- und Handelskammern und Handwerkskammern bieten einen umfangreichen Service für ihre Mitglieder. Sie beraten in allen Fragen der Gewerbeausübung, sie führen Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen durch, organisieren Messen, u.v.a.m.. 2.2.8 Gewerbe- und BauaufsichtamtDas Gewerbeaufsichtamt ist vom Existenzgründer einzuschalten, wenn im Gewerbe "genehmigungsbedürftige Anlagen" betrieben werden sollen. Sobald Zweifel bezüglich der Genehmigungsbedürftigkeit einer Anlage besteht, sollte dies beim Gewerbeaufsichtamt geklärt werden. Bei Versäumnis der Einholung einer Genehmigung für genehmigungsbedürftige Anlage, besteht die Gefahr, daß die entsprechende Anlage still gelegt werden kann. Wenn Zweifel bezüglich Umweltstörungen, die vom Gewerbe verursacht werden, vorhanden sind, muß der Existenzgründer sich an das Bauaufsichtsamt und die Stadtplanung der Stadt wenden. Eine maschinelle Fertigung wird in aller Regel nur in Gewerbegebieten zugelassen. Störungen müssen nicht ausschließlich durch produzierende Betriebe verursacht werden, so kann eine Diskothek auch eine Umweltstörung in Folge des verursachten Lärms bewirken. 2.2.9 Banken und TelefongesellschaftenDie Beantragung von Telefon und Fax-Anschlüssen, sowie Postfach und Kontoverbindungen sollte frühzeitig durchgeführt werden. Hierzu gehört ebenso die Einrichtung eines Firmenkontos. Zu Beachten ist, daß seit Januar 1998 durch die Wahl der geeignetsten Telefongesellschaft Ausgaben minimiert werden können. 2.3 Genehmigungen2.3.1 HandwerkDer gesamte Bereich des Handwerks unterliegt dem Gesetz zur Ordnung des Handwerks (Handwerksordnung - HdwO). Die Handwerksordnung enthält keine Definition, was unter dem Begriff Handwerk zu verstehen ist. Dadurch kann ein Abgrenzungsproblem auftauchen, welches normalerweise per Gericht entschieden wird. Der selbständige Betrieb eines Handwerks ist nur gestattet, wenn der Existenzgründer in der Handwerksrolle eingetragen ist. Die Eintragung in die Handwerksrolle findet bei der örtlichen zuständigen Handwerkskammer statt. Sie kann jedoch nur erfolgen, wenn der Existenzgründer in dem Handwerk oder in einem ähnlichen Handwerk, das er betreiben möchte, die Meisterprüfung abgelegt hat. Eine Meisterprüfung ist nicht notwendig, wenn der Existenzgründer in Besitz einer Ausnahmebewilligung ist, welche von der höheren Verwaltungsbehörde nach Anhörung der Handwerkskammer erteilt wird. 2.3.2 IndustrieIm Prinzip existieren für den industriellen Bereich keine speziellen Genehmigungen. Es ist jedoch empfehlenswert, frühzeitig mit dem Gewerbeaufsichtsamt in Kontakt zu treten. Die Errichtung einer bestimmten betrieblichen Anlage, die beispielsweise die Umwelt durch Lärm und Verschmutzung beeinflußt, kann eine behördliche Genehmigung erforderlich machen. 2.3.3 Einzelhandel und GroßhandelIn diesem Bereich ist das Prinzip der Gewerbefreiheit vorherrschend. Für verschiedene Handelsbereiche sind jedoch Sachkundeprüfungen und Zuverlässigkeitsnachweise für die Tätigkeit des Gewerbes vorgeschrieben. Dies betrifft z.B. den Handel mit Milch, Waffen, Drogen und Arzneimitteln. Bei einem Handel mit freiverkäuflichen Arzneimitteln wird überprüft, ob ausreichende Kenntnisse über das ordnungsgemäße Abpacken, Abfüllen, Kennzeichnen, Lagern und Vertreiben von freiverkäuflichen Arzneimittel vorhanden sind. Der Handel mit unedlen Metallen setzt ebenfalls eine Sachkundeprüfungen voraus. Bei dieser Prüfung wird überprüft, ob der Händler in der Lage ist, unedle Metalle richtig zu schätzen. Dadurch soll verhindert werden, daß gestohlene Waren unfreiwillig abgenommen wird. Die besondere Aufzeichnungspflicht, die ein solcher Händler unterworfen ist, dient ebenfalls dem Zweck, Handelsgeschäfte zu verhindern, die strafrechtlich geahndet werden können. 2.3.4 Gaststätten und HotelsDie Eröffnung einer Gaststätte bedarf einer Erlaubnis, die nicht der Gewerbeordnung unterliegt. Sie ist im Gaststättengesetz von 1970 geregelt. In § 4 GaststG wird die Erlaubnis von ähnlichen Voraussetzung abhängig gemacht, wie sie in der Gewerbeordnung für die einzelnen erlaubnispflichtigen Tätigkeiten aufgestellt sind. Zu den Gaststätten gehören z.B.: Imbißstuben und Kioske, die Speisen und Getränke verkaufen. Dies ist der Fall, wenn verkaufte Flaschen am Ort geöffnet werden. Im Unterrichtungsverfahren wird gezeigt, welche Vorschriften bei der Führung einer Gaststätte zu beachten sind. Insbesondere werden lebensmittelrechtliche und hygienerechtliche Vorschriften unterrichtet. Die erteilte Erlaubnis ist an den Antragsteller, sowie an das Gewerbeobjekt gebunden. Das eintägige Unterrichtungsverfahren wird von der örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammern durchgeführt. 2.3.5 Bewachungs- und VersteigerungsgewerbeFür das Bewachungs- und Versteigerungsgewerbe wird eine Erlaubnis erteilt, wenn kein Zweifel hinsichtlich der Zuverlässigkeit und der erforderlichen Mittel bzw. der Sicherheit des Existenzgründers vorhanden ist. Vor der Eröffnung eines Versteigerungsgewerbes muß der Existenzgründer nachweisen, daß er in geordneten Vermögensverhältnissen lebt. Eine 40-stündige Unterrichtung muß bei der Industrie- und Handelskammer absolviert werden. 2.3.6 VerkehrsgewerbeFür den Nah- und Fernverkehr sowie den Personenverkehr wird der Sachkundenachweis und der Nachweis der Zuverlässigkeit vorausgesetzt. Zusätzlich werden die betriebliche Leistungsfähigkeit und Sicherheit geprüft. Im gewerblichen Güterkraftverkehr sind Genehmigungen für eine selbständige Tätigkeit erforderlich. Güterkraftverkehr betreibt derjenige, der mit seinem Fahrzeug Transporte für Dritte durchführt. Beim Güterkraftverkehr gibt es drei Einteilungen, den Güternahverkehr, den Umzugsverkehr und den Güterfernverkehr. Voraussetzungen für die Genehmigungsvergabe sind persönliche Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit und ein Nachweis über die fachliche Eignung des Existenzgründers. Letzteres kann bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer absolviert werden. Ausnahmen gelten für den Expreß- oder Kurierdienst und die Beförderung von Gütern für eigene Zwecke. Die Durchführung von diesen Tätigkeiten setzt keine besondere Genehmigung voraus. Die persönliche Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit und der Nachweis der fachlichen Eignung des Existenzgründers sind jedoch ebenfalls erforderlich. 2.3.7 Makler, Bauträger, Baubetreuer, Kredit und VersicherungsvermittlerDie Vermittlung der Abschlüsse von Verträgen über Grundstücke und Räume, sowie die Vermittlung von Vermögensanlagen wird von der Rechtsordnung auch als eine Tätigkeit angesehen, die nur zuverlässige Personen übernehmen dürfen. Der Existenzgründer muß in geordneten Vermögensverhältnissen leben, um eine Genehmigung erhalten zu können. Der Gesetzgeber will damit vermeiden, daß Personen tätig werden, die ein gestörtes Verhältnis zu finanziellen Dingen haben, da in diesem Bereich mit größeren Vermögenswerte oder langfristigen Verträge gearbeitet wird. Das gleiche gilt für einen Bauträger. 2.3.8 SpielhallenGemäß § 33i GewO ist für das Betreiben von Spielhallen eine behördliche Genehmigung notwendig. Diese Genehmigung sichert ab, daß keine Gefährdung von Jugendlichen stattfindet oder eine unzumutbare Belästigung auftritt. Der Existenzgründer muß die erforderliche persönliche Zuverlässigkeit nachweisen. Das gleiche gilt für den Existenzgründer, der Spielgeräte aufstellen will, ohne selbst eine Spielhalle zu betreiben. 2.3.9 ReisegewerbeEin Reisegewerbe wird außerhalb einer gewerblichen Niederlassung, z.B.: Hausverkauf und Straßenständen, betrieben. Für diese Tätigkeit ist eine Reisegewerbekarte erforderlich. Sowohl der Existenzgründer als Arbeitgeber als auch seine Mitarbeiter, falls vorhanden, müssen eine Reisegewerbekarte beantragen und mit sich führen. Voraussetzungen für die Erteilung einer Reisegewerbekarte sind geordneten Vermögensverhältnissen und ein polizeiliches Führungszeugnis, welches keine strafrechtlich verfolgten Aktivitäten ausweist. Die Reisegewerbekarte kostet zwischen DM 250,- und DM 1000,- und kann beim Gewerbeamt beantragt werden. Reisegewerbekartenfreie Tätigkeiten sind u.a.:
2.4 Eintragung in das Handelsregister2.4.1 HandelsregisterOb ein neuer Betrieb in das Handelsregister eintragen werden muß oder kann, hängt im wesentlichen von der Art des betriebenen Gewerbes, dessen Umfang sowie von der gewählten Rechtsform ab. Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis von Tatsachen, die für den Handelsverkehr rechtlich bedeutsam sind. Es enthält Angaben über Vollkaufleute und wird von den Amtsgerichten geführt. Die Anmeldung zur Eintragung ins Handelsregister wird notariell durchgeführt. Die Kosten für die Handelsregister-Eintragung und die notarielle Beglaubigungen richten sich nach der Größe des Unternehmens. Das Handelsrecht unterscheidet zwischen Vollkaufleute bzw. Vollkaufmann und Minderkaufleute bzw. Minderkaufmann. Diese Unterscheidung ist von Bedeutung, da auf den Minderkaufmann bestimmte Vorschriften des Handelsrechts keine Anwendung finden, beispielsweise die Vorschriften über die Führung des Geschäftsbücher, der Firma und der Prokura. 2.4.2 VollkaufmannVollkaufleute können Mußkaufmann, Sollkaufmann, Kannkaufmann oder Formkaufmann sein.
2.4.3 MinderkaufmannEin Minderkaumann (Kleingewerbetreibende) ist aufgrund des Betriebes eines Grundhandelsgewerbes (§ 1 Abs. 2 HGB) Kaufmann. Der Betrieb erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Ein Minderkaufmann ist nur einem Teil der handelsrechtlichen Vorschriften unterworfen. Zu Minderkaufleute gehören:
3 SchlußbemerkungDas Wissen über die Funktion und Anforderungen der einzelnen Ämter und Institutionen vereinfacht das Verständnis über die notwendigen Formalitäten für eine Existenzgründung. Vor Beginn einer Existenzgründung sollte sich jeder potentieller Unternehmer den Bereich, in dem er tätig sein möchte, klar abgrenzen, da für jeden Bereich individuelle Richtlinien, Gesetze, Verordnungen und sonstige Weisungen erfüllt werden müssen. Anhang
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