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Informationsflußanalyse zwichen Beschaffungsprozeß und Lager
Blasius Lofi Dewanto
Institut für Wirtschaftsinformatik
Westfälische Wilhelms-Universität Münster
Grevener Str. 91, 48159 Münster
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Inhalt
Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

1.1 Beschaffungsprozeß
1.2 Lager

2 Informationsfluß

2.1 Einkauf
2.1.1 Vom Einkauf zum Lager
2.1.2 Vom Lager zum Einkauf

2.2 Disposition
2.2.1 Von der Disposition zum Lager
2.2.2 Vom Lager zur Disposition

2.3 Wareneingang
2.3.1 Vom Wareneingang zum Lager
2.3.2 Vom Lager zum Wareneingang
2.3.3 Funktionsmodell
2.3.4 Datenmodell
2.3.5 Prozeßmodell

2.4 Lager
2.4.1 Funktionsmodell
2.4.2 Datenmodell
2.4.3 Prozeßmodell

3 Zusammenfassung

4 Literatur

Inhalt

1 Einleitung

1.1 Beschaffungsprozeß

Der Beschaffungsprozeß faßt den Bereich des Einkaufs und der Beschaffungslogistik zusammen. Der Einkauf stellt die administrative Aufgaben dar, die für die Durchführung der Beschaffungslogistik einen Rahmen bilden.
Anhand der Grafik kann der Beschaffungsprozeß genauer verdeutlicht werden.


Abb. 1: Beschaffungsprozeß

1.2 Lager

Das Lager wird als eine organisatorische Einheit, die nach geographischen, technischen und/oder ökonomischen Überlegungen in Lagerbereiche zusammenfaßt ist, verstanden. Das "H-Symbol" (Handel) weist das Lager als die Verbindungsstelle zwischen dem Beschaffungsprozeß und dem Vertriebsprozeß aus. Das Lager ist von großer Bedeutung für den Beschaffungsprozeß und umgekehrt. Durch den Lagerbestand wird die Beschaffungsaktivitäten getriggert, insbesondere die Dispositionsarbeit, z.B.: durch die Bestimmung der Bestellmenge. Der Beschaffungsprozeß verändert den Lagerbestand direkt oder indirekt, z.B.: durch die Erhöhung des Lagerbestands bedingt durch Wareneingang.
Es findet ein wichtiger Informationsaustausch zwischen dem Beschaffungsprozeß und dem Lager statt. Dieser Informationsaustausch wird in der vorliegenden Arbeit untersucht.

2 Informationsfluß

In diesem Kapitel werden die Interdependenzen zwischen dem Beschaffungsprozeß und dem Lager aufgezeigt. Die Beziehung zwischen Wareneingang und Lager wird speziell behandelt, da sie den Schwerpunkt der vorliegenden Arbeit bildet.

2.1 Einkauf

Der Einkauf hat die Aufgaben der Artikel- und Lieferantenstammdatenanlage und -pflege und der Aushandlung von Konditionen. Der Informationsfluß im Einkaufsbereich kann in zwei Richtungen unterteilt werden.

2.1.1 Vom Einkauf zum Lager

Der Lager muß auf Artikelstammdaten und Artikellagerdaten vom Einkauf zugreifen können. Die nachfolgende Tabelle soll dies verdeutlichen.

Information Bedeutung
Artikelstammdaten Speicherung der Stammdaten des jeweiligen Artikels. Diese Information wird vom Lager u.a. benötigt.
Artikellagerdaten Speicherung von Daten, die den Artikel charakterisieren, z.B.: Höhe, Breite, Volumen und Gewicht des Artikels.
Aktionsdaten Speicherung von bestimmten Aktionen für den Artikel. Frage: Soll der Artikel eingelagert werden?
Lager-, Verpackungs-einheiten Beschreibung der Lager- bzw. Verpackungseinheit des Artikels, z.B.: Umkarton, Palette, Lage, usw.
Lagerort Angabe des Ortes an dem der Artikel gelagert werden soll, z.B.: in welcher Filiale.

Tabelle 1: Informationsfluß Einkauf -> Lager

2.1.2 Vom Lager zum Einkauf

Vom Lager bekommt der Einkauf mehrere Informationen. Sie werden in der Tabelle aufgelistet.

Information Bedeutung
Lagerbewegungen/Umlagerungen und Umbuchungen Der Einkauf wird informiert, sobald eine Lagerbewegung stattfindet. Dieser Vorgang wird in den Tabellen 10, 11 und 12 dargestellt.
Inventurbestand, Inventurbestands-korrekturen Der Inventurbestand wird an den Einkauf weitergeleitet, so daß die Bestandswerte berechnet werden können. Dieser Vorgang wird in den Tabellen 10, 11 und 12 weiter vertieft.
Bewertungs-methode Diese Methode stellt dem Einkauf Informationen zur Verfügung, die für die Berechnung des Bestandswertes pro Artikel benötigt werden.
Verbrauchsfolge-verfahren Der Verbrauch des Artikels kann durch dieses Verfahren vom Einkauf aus weiter verfolgt werden.
Lagerraumbedarf, Lagerkostensatz Diese Methode stellt dem Einkauf Informationen zur Verfügung, die für die Berechnung des Raumbedarfs bzw. der Kosten notwendig sind. Weitere Informationen gehen aus Tabelle 10 hervor.

Tabelle 2: Informationsfluß Lager -> Einkauf

2.2 Disposition

Die Disposition kennzeichnet den Prozeß von der Mengenplanung bis zur Auslösung einer konkreten Bestellung. Der Informationsfluß im Dispositionsbereich kann in zwei Richtungen unterteilt werden.

2.2.1 Von der Disposition zum Lager

Information Bedeutung
Bestellartikel Der bestellte Artikel, insbesondere die bestellten Logistischen Einheiten, soll an das Lager weiter geleitet werden.
Lager-/und VPE Sehr wichtig für das Lager, so daß hinreichende Lagerplätze vorgesehen werden können.

Tabelle 3: Informationsfluß Disposition -> Lager

2.2.2 Vom Lager zur Disposition

Information Bedeutung
Eingelagerte Mengen der Artikel Dient der Disposition zur Berechnung der Bedarfsplanung und der Bestellmengenplanung.
Artikel je logistischer Einheit Dient ebenfalls der Disposition zur Berechnung der Bedarfsplanung und der Bestellmengenplanung

Tabelle 4: Informationsfluß Lager -> Disposition

2.3 Wareneingang

Die größte Bedeutung zwischen Beschaffungsprozeß und Lager stellt der Informationsfluß vom Wareneingang zum Lager dar. Der Wareneingang fungiert als "front-end" vom Lager. In diesem Bereich wird die Ware vereinnahmt, geprüft und automatisch bewertet.

2.3.1 Vom Wareneingang zum Lager

Information Bedeutung
Anforderung zur Einlagerung Die Ware wird im Lager eingelagert. Dieser Vorgang wird in den Tabellen 7 und 9 dargestellt.
Wareneingangs-menge Die Menge der eingegangenen/eingelagerten Ware wird auf dem Lagerplatz gespeichert. Weitere Informationen siehe Tabelle 9.

Tabelle 5: Informationsfluß Wareneingang -> Lager

2.3.2 Vom Lager zum Wareneingang

Information Bedeutung
Retouren zum Lieferanten Der Wareneinang erhält Informationen über mögliche Retouren zum Lieferanten. Hierauf wird in den Tabellen 7 und 9 weiter eingegangen.
Sonstige Lagerbewegungen Siehe Tabellen 10 und 11.
Sonstige Umbuchungen (wertm.) Siehe Tabelle 12.

Tabelle 6: Informationsfluß Lager -> Wareneingang

2.3.3 Funktionsmodell

Es bestehen mehrere Funktionen vom Wareneingang. In diesem Kapitel werden die Funktionen erklärt, die den Informationsfluß zwischen dem Wareneingang und dem Lager unterstützen.

Funktion Unterfunktion Bedeutung
Lieferanten-rückgaben   Sie bestehen aus zwei Teile:
a)Retouren an den Lieferanten oder
b)Rückgabe von wiederverwendbaren Verpackungen.
Unter wiederverwendbaren Verpackungen werden Mehrweg-Transportverpackungen (MTV) und Leergut verstanden.
Waren-einlagerung   Dies bezeichnet die physische Einlagerung von Ware auf einem Lagerplatz. Ein Lagerplatz kann ein Regal bzw. ein Reservelager für Waren sein.

Tabelle 7: Funktionsmodell Wareneingang

2.3.4 Datenmodell

In der Tabelle sind die entsprechenden Datenmodellen aufgeführt, in denen ein Informationaustausch zwischen dem Wareneingang und dem Lager stattfindet.

Datenmodell Bedeutung
Wareneingang Wichtige Bereiche des Wareneingangs sind Wareneingangskopf und Wareneingangsposition. Ein Lieferschein wird gemeinsam mit dem Wareneingang als ein Entitytyp abgebildet. Der Differenz zwischen der gelieferten Menge und dem Lieferschein wird im Attribut abweichende Lieferscheinmenge in der Wareneingangsposition gespeichert. Der Wareneingangskopf stellt eine Beziehung zwischen Lieferant, Zeit und Abnehmer dar.
Der Informationsaustausch zwischen dem Wareneingang und dem Lager findet im Lagerplatz und im Bestand statt. Der Bestand hat eine Beziehung zu dem Artikel, dem Lagerplatz und der Zeit. Die Wareneingänge werden dem Bestand zugebucht. Um die mengenmäßige Bestandsbuchung durchführen zu können, wird eine Beziehung zwischen dem Bestand und der Wareneingangsposition benötigt.

Tabelle 8: Datenmodell Wareneingang

2.3.5 Prozeßmodell

Die Prozesse, die die Abhängigkeit vom Wareneingang und dem Lager beschreiben, werden in der Tabelle erläutert.

Prozeßmodell Bedeutung
Wareneingang Lager In einigen Unternehmen beginnt der Wareneingang mit der Avisierung der Ware, welche optional durchzuführen ist.
Der tatsächliche Beginn von diesem Prozeß wird durch die Anmeldung des LKW-Fahrers im Wareneingangsbüro angestoßen. Zu unterscheiden ist der Wareneingang mit oder ohne Bestellung.
Nach der Entscheidung die Ware anzunehmen muß die Rampe für den betreffenden LKW ermittelt werden. Anschließend erfolgt die Überprüfung der Lieferscheinangaben (z.B.: Artikel, Menge).
Nach der Überprüfung, wird ggf. die erforderliche MTV-Abwicklung durchgeführt. Daraufhin erfolgt parallel die Überprüfung der Lieferantenretouren und die Einlagerung der Ware.
Bei der Einlagerung der Ware findet ein Informationstausch zwischen Wareneingang und Lager statt.
Einlagerung der Ware. Für die physische Einlagerung der Ware stehen mehrere Einlagerungsstrategien zur Verfügung:
a)Einlagerung auf dem Lagerbereich Reservelager (Normalfall).
b)Einlagerung auf den Kommissionierplatz, sofern dort und im Reservelager noch kein Bestand vorhanden ist.
Der Transport der Ware erfordert die manuelle oder elektronische Erstellung eines Warenbegleitscheines. Die Wareneinlagerungsmenge wird auf dem Lagerplatz gebucht. Abschließend wird der Prozeß der Bewertung der Ware aktiviert.
Wareneingang Filiale Durch das Ereignis "Fahrer hat sich beim Wareneingang gemeldet" wird der Prozeß Wareneingang in der Filiale aktiviert. Der Lieferschein wird überprüft, ob eine Bestellung vorliegt. Es kann zwischen drei Fällen untershieden werden:
a)Kein Bestellschein, hier muß eine Absprache mit der disponierenden Abteilung erfolgen.
b)Der Bestellschein ist vorhanden.
c)Die Warenlieferung erfolgt üblicherweise ohne Bestellschein, z.B. bei Obst- und Gemüselieferungen.
Anschließend wird bestimmt, welche Art der Überprüfung des Wareneingangs durchgeführt werden soll. Bei einer Lieferung vom Zentral- oder Regionallager wird normalerweise keine Kontrolle gemacht. Liegt jedoch eine Streckenlieferung vor, so wird entweder eine Feinkontrolle oder eine Grobkontrolle angewendet.. Abschließend wird die Ware erfaßt und bewertet.
Retoure an den Lieferanten Retouren können durch drei Ereignisse hervorgerufen werden: a)Rückrufaktionen vom Lieferanten.
b)Falsche Warenlieferung vom Lieferanten.
c)Bestellung von falscher Ware.
Die Retourenanmeldung wird dem Lieferant übermittelt, um zu erfahren, ob die Retouren an das Lager oder direkt zum Lieferant gehen sollen.
Geht die Ware an das Lager, so muß überprüft werden, ob die Ware verkaufsfähig ist. Sollte die Ware nicht verkaufsfähig sein, so wird sie zwischengelagert. Sollte die Ware verkaufsfähig sein, so wird sie eingelagert oder zwischengelagert.
Wenn die Ware zwischengelagert wird oder das Ereignis "Lieferantenretoure" vorhanden ist, so muß der Sachverhalt mit dem Lieferantenvertreter geklärt werden. Mit der Erstellung des Retourenbelegs und abschließender Retourenrechnungsabwicklung wird der Prozeß beendet.

Tabelle 9: Prozeßmodell Wareneingang

2.4 Lager

Das Lager wird auf den drei Ebenen, Funktionsmodell, Datenmodell und Prozeßmodell beschrieben. Die wichtigsten Funktionen, Daten und Prozesse für die Behandlung des Lagers werden in Tabellen zusammen gefaßt und kurz erklärt

2.4.1 Funktionsmodell

Funktion Unterfunktion Bedeutung
Lagerstamm-datenpflege   Die Stammdaten für den Lagerplatz bzw. den Lagerbereich werden gespeichert und gepflegt. Die Lagerstruktur muß fest definiert und in mehrere Bereiche unterteilt werden. Diese Unterteilung dient zur festen Identifikation des Lagerplatzes. Beispielsweise können Gangnummern, Hausnummern und Ebenennummern als Attribute benutzt werden, um die Lagerstruktur zu beschreiben. Zu berücksichtigen ist, ob bei der Plazierung der Artikel im Lager bzw. in den Regalen Scanner zur Erfassung benutzt werden, um optimale Regal - und Verkaufsfläche berechnen zu können. Dies würde eine Optimierung des Lagerplatzes durch Space Management ermöglichen.
Umlagerung und Umbuchung   Umlagerungen werden als ein physischer Transport von Artikeln zwischen zwei organisatorischen Einheiten bezeichnet. Mögliche Ursachen für Umlagerungen sind:
a)Umlagerungen zwischen Lager und Filiale im Rahmen der normalen Warenlieferung,
b)Umlagerungen zwischen Filialen und
c)Umlagerungen zwischen einem Verteilzentrum und einem Regionallager.
Von besonderem Interesse bei der Umlagerung ist zu bestimmen, welcher Preis benutzt werden soll. Es kann den Einkaufspreis, Verkaufspreis bzw. Verrechnungspreis benutzt werden.
Umbuchungen werden als wertmäßige Buchung der Umlagerung bezeichnet. Die Umbuchungen sind rein wertmäßige Vorgänge, die benutzt werden, um den Bestandswert (EK oder VK) eines Artikels bzw. einer Warengruppe zu korrigieren.
Inventur-durchführung Inventur-durchführung Lager Die Inventur beschreibt einen Prozeß zur Durchführung des Inventars. "Ein Inventar ist die Aufstellung des Vermögens und der Schulden einer Unternehmung in bestimmter Form"
Es gibt drei Inventurverfahren:
a)Die körperliche Stichtagsinventur. Die Vermögengegen-stände werden von Personen geprüft, gezählt,
gemessen oder gewogen.
b)Die permanente Inventur. Dieser Inventur wird ohne Unterbrechung des Betriebes unternommen.
c)Die Stichprobeninventur mittels matematisch-statischtischer Verfahren.
Zur Berechnung des Inventars werden einige Formeln benutzt. Bei der Inventurdurchführung ist außerdem zu beachten, ob die Inventur auch für MTV durchgeführt werden soll.
  Inventur-durchführung Filiale Zur Vereinfachung können MDE-Geräte in der Filiale eingesetzt werden. Die MDE-Geräte werden direkt mit dem Hauptrechner der Zentrale verbunden.
Lagersteuerung   Lagersteuerungsysteme dienen zur Steuerung der Förderfahrzeugen im Lagersystem. Es existieren mehrere Formen von Lagersteuerungen:
a)Sie dient nur für Auslagerungs- bzw. Einlagerungs-strategien (Informationsaustausch zwischen WE bzw. WA und dem Lager ist äußerst gering).
b)Sie dient auch für die Optimierungsaufgaben der Auslagerung und Einlagerung.

Tabelle 10: Funktionsmodell Lager

2.4.2 Datenmodell

Datenmodell Bedeutung
Lager-organisation Das Lager wird einem Unternehmen zugeordnet. Es wird zwischen zwei Konzepten unterschieden:
a)Reines Zentrallager (Es existiert nur ein einziger Lagerkomplex).
b)Regionallager (Bedingt durch die geographische Lage entstehen unterschiedliche Lager, die für die Abnehmer zuständig sind).
Ein Lager wird in hierarchisch geordnete Lagerbereiche unterteilt:
Lagerbereich Reserve, Lagerbereich Kommissionierung (Artikel werden auftragsbezogen zusammengestellt), Lagerbereich Wareneingangszone oder Lagerbereich Versandzone. Zusätzlich wird der Lagerbereich in Lagerbereich Schnelldreher (Artikel mit hohen Umschlagsgeschwindigkeit) oder Lagerbereich Langsamdreher unterschieden.
Ein Lagerbereich kann sich aus einem oder mehreren Lagerplätzen (Lagerplatz) zusammen setzen. Lagerplätze werden beispielsweise durch die Attribute Länge, Breite, Höhe und maximale Tragfähigkeit charakterisiert.
Der Entitytyp Lagerplatztyp stellt die logistischen Gegebenheiten einer Klasse des Lagerplatzes dar.
Waren-bewegungen Die Warenbewegung kann in den Warenbewegungskopf und die Warenbewegungsposition grob unterteilt werden.
Der Warenbewegungskopf steht in Beziehung zu Abnehmer, Zeit und Vorgangstyp. Der Vorgangstyp stellt die Warenbewegungen nach bestimmten Kriterien dar, z.B.: Buchung von Preiserhöhungen oder Preisabschriften, Buchung von nachträglichen Vergütungen, Buchung von Personalrabatt oder von Bruch oder Verderb.
Bei dem Warenbewegungskopf muß zwischen Umlagerung und Umbuchung unterschieden werden. Bei der Umlagerung muß zusätzlich in Umlagerung mit Fakturierung oder mit Bestandsverschiebung unterschieden werden. Diese Unterscheidungen werden auf dem ERM-Modell als Spezialisierung bzw. Generalisierung dargestellt.
Eine Warenbewegung besteht aus mehreren Warenbewegungspositionen, die in Beziehung zu den Artikeln stehen. Zu unterscheiden sind Warenbewegungsposition mit Lieferungsbezug (WA), mit Bestellbezug (WE) oder POS (Verkauf über POS).
Inventur Der Abnehmerinventurkopf ist von primärer Bedeutung. Dieser ist mehreren Positionen (Abnehmerinventurpositionen) zugeordnet.
Bei den Abnehmerinventurpositionen sind die Positionen Menge und Wert oder nur Wert zu unterscheiden. Letzteres ist wichtig bei einem Unternehmen ohne artikelgenaue Bestandsführung, da hier nur die Erfassung auf der Warengruppenartikelebene möglich ist.
Die Inventurdifferenzen (Inventurdifferenzposition) werden durch die Beziehung zwischen Bestand, Abnehmerinventurposition und Inventurdifferenzkopf dargestellt. Die Inventurdifferenzen geben den Wert der kumulierten Inventurdifferenz einer Inventur an.
Der Bestand muß zwischen Lagerplatzbestand (der Bestand eines Artikels je Lagerplatz), Lagerortbestand (der Bestand eines Artikels unabhängig von seiner Lagerung - artikelgenauer Bestandsführung) und Bestandswert (der wertmäßige Bestand - ohne artikelgenauer Bestandsführung) unterschieden werden.
Die Inventurdifferenzen müssen auf Bestands- (Differenzbuchung Bestand) und Erfolgskonto (Differenzbuchung Erfolg) gebucht werden.

Tabelle 11: Datenmodell Lager

2.4.3 Prozeßmodell

Prozeßmodell Bedeutung
Umlagerung Gemäß der Definition der Umlagerung muß zunächst geprüft werden, ob die Umlagerung zwischen OE bzw. Abteilungen stattfindet. Es existieren zwei Umlagerungsverfahren:
a)Umlagerung mit Fakturierung (Dies ist der Regelfall, hierfür werden abnehmerindividuellen Preisen benutzt).
b)Umlagerung mit Bestandsverschiebung.
Zunächst werden der Lieferant und der Abnehmers ermittelt. Hieraus ergeben sich zwei Möglichkeiten.
a)Wenn der Lieferant ein Lager ist, dann wird der Prozeß Kommissionierplanung aktiviert. Wenn der Lieferant ein Kunde bzw. eine Filiale ist, dann wird der Artikel in WE bereitgestellt und durch Fakturierung abgeschlossen.
b)Wenn der Abnehmer ein Lager ist, dann wird der Prozeß Einlagerung Ware aktiviert. Wenn der Abnehmer ein Kunde bzw. eine Filiale ist, dann wird der Prozeß Wareneingang Filiale/Kunde aktiviert.
Umbuchung Eine Umbuchung kann auf unterschiedliche Ebenen erfaßt werden.
a)Einzelartikelebene (Idealfall).
b)Warengruppenebene (Bei der Unmöglichkeit der kompletten Erfassung, z.B.: im Lebensmittelbereich: Gemüse, Fleisch).
Bei einer Umbuchung sind u.U. OE, MwSt., Artikelnummer, Vorgangsschlüssel und Werte zu erfassen.
Inventur Lager Bevor mit der Inventur im Lager begonnen wird, müssen alle Warenbewegungen abgeschlossen sein.
Die betroffenen Lagerbereiche müssen für die Durchführung der Inventur gesperrt werden. Anschließend kann der Bestand gezählt, gewogen und gemessen werden.
Das Ergebnis wird mit dem Buchbestand verglichen. Bei Auftreten von Differenzen muß eine Nachzählung durchgeführt werden. Anschließend wird der Lagerbereich wieder freigegeben und geprüft, ob der Bestand umzubewerten ist. Am Ende wird die Inventurdifferenz gebucht.
Inventur Filiale Eine Inventur in einer Filiale muß sehr gut geplant werden, so daß keine Störungen im Verkauf auftreten.
Zunächst wird bestimmt, in welchen Filialen Artikel zu invertieren sind. Anschließend wird die Gruppierung des Artikels durchgeführt.
Besonders wichtig ist die Personaleinsatzplanung.
Desweiteren sind die Ermittlung des Buchbestandes und die Durchführung der Untergliederung in Zonen von Bedeutung. Es bieten sich drei Möglichkeiten an, diese Inventur durchzuführen:
a)Externe Inventurbearbeitung.
b)Inventur mit MDE-Gerät.
c)Inventur über POS.
Sollten die Bestände vor oder nach dem Stichtag erfaßt werden/ worden sein, so müssen noch entsprechende Korrekturen durchgeführt werden.

Tabelle 12: Prozeßmodell Lager

3 Zusammenfassung

Die Interdependenzen zwischen den Beschaffungsprozessen und dem Lager stellen einen komplexen Vorgang dar. Um diese Beziehungen analysieren zu können, werden die drei Modelle, Funktionsmodell, Datenmodell und Prozeßmodell, angewendet. In der Abb. 2 stellen die Pfeile mit dem entsprechenden Kapitel den vorhandenen Informationsaustausch zwischen den Beschaffungsprozessen und dem Lager dar.


Abb. 2: Handel und die Beziehung zwischen Beschaffungsprozeß und Lager

4 Literatur

Becker, J.; Schütte, R.: Handelsinformationssysteme. Landsberg/Lech 1996.